De meest gemaakte fouten bij ERP selectie

• U kunt een collega vragen om advies over goede ervaringen met een ERP systeem
• U zoekt zelf via internet naar partijen en vraagt daar offertes aan
• U kunt een externe consultant inhuren die u begeleidt bij uw zoektocht

Iedere aanpak heeft zo zijn voor- en nadelen bij het vinden van het juiste ERP systeem. Hier bespreken wij iedere selectiemethode en de fouten die u moet zien te vermijden.

Selectiemethode: U vraagt een collega of een bedrijf uit uw branche om advies

De meeste beginnen een zoektocht naar een ERP door vrienden en collega's uit dezelfde branche te vragen naar hun ervaringen over ERP. Dit is geen gek startpunt, maar u moet hier ook terughoudend in zijn. Wij bespreken de voor- en nadelen van deze aanpak.

Voordeel: Uw kennis of collega heeft geen verborgen agenda

U kunt er van uitgaan dat uw collega geen verborgen agenda heeft en zijn eerlijke mening geeft over het systeem. Zij hebben er tenslotte niets aan om u een ERP systeem “aan te smeren”. Dat is echt een pluspunt vergeleken met bijvoorbeeld een eigen zoektocht op internet.

Voordeel: Het ERP systeem is blijkbaar geschikt voor uw branche

Een ERP systeem moet altijd goed aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Veel van deze processen zijn branche-specifiek. Het is daarom aan te raden om een ERP systeem te vinden dat gespecialiseerd is in uw sector. Denk bijvoorbeeld aan een ERP systeem dat uitsluitend gericht is op makelaars. Zij hebben dan bijvoorbeeld ingebouwde taxatierapporten die makkelijk te delen zijn met klanten. Voor meer informatie kunt u het artikel lezen over ERP systemen voor uw branche.

Wanneer u een positief advies krijgt over een ERP systeem van een collega binnen uw sector, dan is het ERP systeem dus waarschijnlijk geschikt voor de meeste branche-specifieke processen. Hoe u de zoektocht ook aanpakt, dit moet een onderdeel zijn waar u aandacht aan moet besteden. Zorg dat u bij de ERP leveranciers aandringt op referenties binnen uw branche.

Nadeel: U hoort alleen het verhaal over één partij

Zoals wij al eerder hebben aangegeven zijn er honderden systemen op de markt. Het is fijn als een collega goede ervaringen heeft met een systeem, maar dat is slechts één succesverhaal. Zonder een aanvullende zoektocht “gokt” u er op dat er niet nóg betere opties beschikbaar zijn.

Nadeel: Een goede keuze voor een collega betekent niet een goede keuze voor u

Realiseer dat zelfs binnen dezelfde sector, iedere organisatie uniek is. Het zijn juist de bedrijfsspecifieke aspecten die cruciaal zijn voor een juiste ERP keuze. Denk dus goed na over de volgende zaken:

• Heeft u hetzelfde budget voor ERP als de organisatie van uw collega?
  Misschien heeft uw collega meer geld kunnen vrijmaken voor het ERP project. Het ERP systeem is dan mogelijk te duur voor u. U kunt beter beginnen met een eenvoudiger ERP systeem om later op te schalen.

• Heeft u dezelfde functionaliteiten nodig als uw collega?
  Een ERP systeem goed moet passen bij uw organisatie. Het ondersteunt uw sales, rapportages, marketing en customer service. Elk bedrijf heeft deze processen op een eigen manier ingericht. Dat betekent dus ook dat een ERP dat perfect aansluit bij de processen van uw collega, niet per definitie geschikt is voor uw bedrijf.

• Heeft u dezelfde IT support als de organisatie van uw collega?
  Als uw collega een grotere IT afdeling heeft, kan dit gevolgen hebben voor de keuze voor een ERP pakket. Neem bijvoorbeeld de keuze tussen ERP “in de Cloud” of on-premises (systeem wordt geïnstalleerd op uw eigen servers). Voor ERP systemen in de Cloud is er vaak minder IT kennis nodig binnen uw organisatie. De leidt echter ook tot hogere licentiekosten en het uitbesteden van databescherming aan een derde partij.

Is een collega vragen om advies een goed idee?

Vragen aan kennissen kan voor beeldvorming waardevol zijn. Echt objectieve informatie is niet eenvoudig te vinden, dus dat is een groot voordeel. Bedenk echter dat er nog veel meer partijen op de markt zijn die wellicht nog geschikter zijn. U hoort slechts één verhaal. Neem daarbij het advies alleen niet klakkeloos over en let op de verschillen die bestaan tussen de bedrijven.

Selectiemethode: U zoekt zelf naar partijen en vraagt daar offertes aan

De meeste bedrijven beginnen de zoektocht naar ERP zoals zij ook andere informatievergaring starten: met een internetonderzoek. U typt “ERP systeem” in of “ERP systeem voor callcenter” en er komen in enkele seconden miljoenen resultaten tevoorschijn. Het is dan een kwestie om uit al deze resultaten de meest waardevolle informatie te filteren.

Nadeel: U heeft altijd een onvolledig beeld van de ERP markt

Hoewel de meest bedrijven dus op deze manier hun zoektocht aanpakken, is er nogal wat op te merken. U kiest waarschijnlijk de eerste 10, 20 of (als u echt veel tijd investeert) 30 resultaten om u in te verdiepen.

Dit levert direct twee problemen op. Het feit dat een ERP leverancier tussen de eerste dertig zoekresultaten van Google staat, zegt niets over de kwaliteit van hun diensten. Het enige waar u zeker van bent is dat deze bedrijven een groot marketingbudget hebben (anders zouden ze nooit bovenaan staan).

Het tweede probleem is dat u in het beste geval informatie vindt over maximaal 20 tot 30 systemen. Dat is minder dan een tiende van de totale ERP markt. U moet dus veel geluk hebben dat nou net tussen deze aanbieders het voor u beste ERP systeem zich bevindt.

Nadeel: De informatie die u vindt is meestal niet onafhankelijk

Een van de belangrijkste redenen om niet direct informatie te verzamelen bij leveranciers is de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie. Leveranciers spreken niet snel onwaarheden over hun oplossing, maar de volledigheid van informatie laat soms te wensen over.

Het is niet zo vreemd dat ERP leveranciers de nadruk leggen op de sterkste punten van hun oplossing en de zwakkere onderbelicht laten. Zij willen u immers overtuigen om het ERP systeem te kopen. Dat kan leiden tot irritaties. Zo ook bij Dennis van den Oetelaar, managing partners bij Safe Society International die daar erg last van had.

“Op een gegeven moment zijn we op Google gaan kijken wat er te halen viel”, blikt Van den Oetelaar terug, “dan zie je dat AdWords zijn werk doet: je klikt op de advertenties die steeds bovenaan verschijnen.” Van den Oetelaar treft partijen met enthousiaste verkopers: “Er komt een accountmanager langs en die pretendeert alles in huis te hebben waar je om vraagt. Ze willen vooral verkopen, verkopen, verkopen. Maar ik heb liever dat je een eerlijk verhaal krijgt over wat wél en niet kan. Dan blijkt bijvoorbeeld dat ze maar 70% leveren en 30% op maat gemaakt moet worden.”

Nadeel: Zelf zoeken is erg tijdrovend

Zoals u misschien al heeft gemerkt is het niet makkelijk om informatie te vergaren over ERP systemen. Het is eenvoudig om een online zoektocht te beginnen, maar uiteindelijk kost het enorm veel tijd. U moet tientallen verschillende websites bekijken, daar de juiste informatie vinden, offertes aanvragen, teruggebeld worden etc. etc. Voordat u iets bent opgeschoten kan u zo maar twee weken verder zijn.

Is een internet zoektocht een goed idee?

Het voordeel van een internetzoektocht is dat u direct kan beginnen. U bepaalt zelf welke informatie voor u interessant is en welke niet. Het is daarom een aardig startpunt om u wat in te lezen wat er allemaal op de markt aanwezig is. Blijf daarnaast echter naar onafhankelijke informatie zoeken over systemen die u heeft gevonden. Bedenk ook dat u op deze manier nooit een volledig beeld zal krijgen van de ERP markt.

Selectiemethode: Inhuren van een externe consultant

De laatste optie die wij bespreken voor het vinden van een ERP systeem is het inhuren van een externe consultant. Deze professionals houden zich uitsluitend bezig met het begeleiden van ERP implementaties. Zij geven overigens niet alleen advies bij de keuze voor een ERP systeem. Ook training van personeel, analyses van de bedrijfsprocessen en het maken van een implementatiestrategie behoren tot de kerntaken van een externe consultant.

Er zijn veel voordelen te bedenken wanneer u een externe consultant om advies vraagt. Natuurlijk valt en staat alles met de deskundigheid van de desbetreffende adviseur, maar laten we even aannemen dat u een geschikte professional heeft kunnen vinden.

Voordeel: Externe consultants zijn onafhankelijk in hun oordeel

Externe consultants werken vaak onafhankelijk van leveranciers. U betaalt hen zelf, dus hun enige doel is het ERP proces tot een goed eind brengen.

Voordeel: Externe consultants hebben een goede kennis van het ERP aanbod

U heeft zelf niet de tijd om constant op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen op de ERP markt. Dat heeft de ERP adviseur wel, dat is ten slotte hun baan. Ook wanneer de consultants niet de juiste partijen kennen, dan weten zij waar ze moeten zoeken. Zo wordt de ERP-wijzer ook dagelijks door professionele ERP consultants gebruikt voor het vinden van extra informatie over ERP leveranciers.

Nadeel: Onafhankelijke consultants kosten geld

ERP consultants komen in allerlei soorten en maten maar ze hebben één ding gemeen: ze kosten geld.

Nadeel: Moeilijk intern te verkopen

Het belang van een goede selectie van ERP wordt structureel onderschat. Sterker nog, wij horen veel verhalen dat directieleden moeten worden overtuigd van het nut van een ERP systeem. Draagvlak vinden voor het project is even belangrijk als moeilijk.

Als het al zo moeilijk is om het ERP project aan uw management te verkopen, bedenk dan eens hoe lastig het is om men te overtuigen dat een extern consultant nodig is om te helpen bij het project. Het aannemen van een consultant is voor de meeste (ook grote) bedrijven geen haalbare kaart.

Moet ik een externe consultant inschakelen bij mijn ERP selectie?

Hulp inschakelen van een consultant kan een goede optie zijn, maar voor veel bedrijven is dat overbodig. Het grote probleem is ook dat van tevoren niet geheel duidelijk is welke waarde de consultant gaat toevoegen.

Selectiemethode: Hoe pakken wij zo een zoektocht aan?

Zoals u heeft kunnen lezen zijn er voor iedere manier zo zijn voor- en nadelen te bedenken. Speciaal hiervoor ontwikkelden wij tien jaar geleden de eerste ERP wijzer. Wij zijn volledig onafhankelijk en houden ons alleen maar bezig met ERP selectie. Hierdoor hebben wij in de loop van tijd honderden ERP systemen in kaart gebracht en is er bijna geen ERP systeem wat wij niet kennen.

Wij kunnen op basis van uw budget, branche, bedrijfsprocessen en specifieke wensen in korte tijd een selectie maken van de beste ERP systemen voor uw bedrijf. U krijgt dus alle voordelen van een professionele ERP consultant met een belangrijk verschil: onze dienst is voor u volledig gratis.

Wij kunnen dit doen doordat de honderden ERP aanbieders die in ons bestand staan ons een vergoeding betalen. Ons selectie advies is natuurlijk ook van enorme waarde voor hen. U komt in contact met een leverancier die precies kan leveren wat u nodig heeft. Dat betekent dus ook dat zij in contact komen met de ideale klant die precies op zoek is naar wat zij leveren.

Zo zijn er alleen maar winnaars.